Đặt hàng phụ liệu may mặc số lượng lớn là một khâu then chốt trong chuỗi cung ứng ngành may. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp rủi ro vì thiếu quy trình rõ ràng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm được các bước cần thiết, tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và lưu ý quan trọng để đơn hàng đúng chất lượng, đủ tiến độ và tối ưu chi phí.
Tại Sao Cần Quy Trình Rõ Ràng Khi Đặt Phụ Liệu Số Lượng Lớn?
Trong ngành may mặc, phụ liệu là yếu tố không thể thiếu – bao gồm dây kéo, khuy, chỉ, sticker mã vạch, viền, keo dựng, giấy chống ẩm, lót, nút… Nếu hàng ngàn mét vải được chuẩn bị kỹ càng mà thiếu một cuộn chỉ hoặc khóa kéo không đạt chuẩn, toàn bộ tiến độ sản xuất có thể bị trì hoãn.
Đặt hàng số lượng lớn lại càng cần quy trình chặt chẽ để tránh các vấn đề như:
- Thiếu hoặc dư phụ liệu gây tồn kho, lãng phí
- Nhầm mã hàng, sai thông số kỹ thuật
- Giao hàng trễ khiến ảnh hưởng deadline đơn hàng xuất khẩu
- Sản phẩm lỗi do phụ liệu kém chất lượng
Chính vì vậy, xây dựng một quy trình đặt hàng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chất lượng, số lượng và tiến độ.
Hình - Quy trình đặt hàng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chất lượng, số lượng và tiến độ
Quy Trình Đặt Hàng Phụ Liệu May Mặc Số Lượng Lớn
Bước 1: Xác định nhu cầu và lập bảng chi tiết phụ liệu (BOM)
Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kỹ thuật, kế hoạch sản xuất và mua hàng để lập bảng định mức phụ liệu (Bill of Materials - BOM) cụ thể theo từng mã hàng, từng size.
Trong bảng BOM cần ghi rõ:
- Tên phụ liệu
- Đơn vị tính
- Số lượng cần thiết cho mỗi sản phẩm
- Tổng số lượng theo đơn hàng
- Yêu cầu kỹ thuật (màu sắc, độ bền, thương hiệu yêu cầu nếu có)
Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
Việc chọn đúng nhà cung cấp có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng đầu ra. Khi đánh giá nhà cung cấp, cần dựa vào các tiêu chí:
- Kinh nghiệm và năng lực sản xuất
- Danh mục sản phẩm đa dạng
- Chứng nhận chất lượng (OEKO-TEX, ISO,...)
- Năng lực giao hàng đúng tiến độ
- Giá cả và chính sách chiết khấu khi đặt số lượng lớn
Phụ Liệu May 2A là một trong những đơn vị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ cung ứng ổn định và có nhiều danh mục phụ liệu phục vụ đơn hàng lớn.
Bước 3: Gửi yêu cầu báo giá và lấy mẫu
Sau khi chọn được nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp cần:
- Gửi bản BOM kèm thông số kỹ thuật chi tiết
- Yêu cầu báo giá kèm thời gian giao hàng
- Lấy mẫu thực tế để kiểm tra chất lượng và test thử trên sản phẩm
Tuyệt đối không đặt hàng số lượng lớn nếu chưa kiểm nghiệm mẫu kỹ lưỡng.
Bước 4: Đàm phán và ký hợp đồng
Hợp đồng cần làm rõ các nội dung sau:
- Chủng loại phụ liệu, mã hàng, quy cách
- Tổng số lượng
- Thời gian giao hàng theo từng đợt (nếu có)
- Điều khoản đổi trả nếu phát sinh lỗi
- Hình thức thanh toán
- Chính sách chiết khấu nếu tăng số lượng
Nên thương lượng để chia đơn hàng lớn thành nhiều lần giao nhằm tránh dồn vốn và giảm rủi ro tồn kho.
Bước 5: Theo dõi tiến độ và kiểm tra chất lượng khi nhận hàng
Khi nhà cung cấp bắt đầu giao hàng, bộ phận kho và kiểm soát chất lượng cần:
- Đối chiếu số lượng và mã hàng thực tế
- Kiểm tra chất lượng ngẫu nhiên theo lô
- Ghi nhận và xử lý ngay nếu có sự cố: giao thiếu, sai màu, lỗi kỹ thuật
Việc theo sát tiến độ giao hàng và kiểm hàng đúng quy trình giúp đảm bảo phụ liệu đúng như cam kết, tránh ảnh hưởng đến sản xuất.
Một Số Lưu Ý Khi Đặt Phụ Liệu May Mặc Số Lượng Lớn
- Không chọn nhà cung cấp chỉ dựa vào giá rẻ: Phụ liệu giá rẻ có thể tiềm ẩn rủi ro về độ bền, sai quy cách hoặc không đạt tiêu chuẩn xuất khẩu.
- Lưu trữ mẫu gốc đã duyệt để so sánh khi nhận hàng thực tế.
- Có kế hoạch đặt hàng sớm từ 2-4 tuần để phòng ngừa các biến động thị trường (giá nguyên vật liệu tăng, vận chuyển chậm...).
- Tận dụng phần mềm quản lý đơn hàng phụ liệu nếu doanh nghiệp có quy mô lớn và thường xuyên chạy nhiều mã hàng cùng lúc.
Hình - Phụ Liệu May 2A chuyên cung cấp phụ liệu may mặc uy tín, chất lượng
Việc đặt hàng phụ liệu may mặc số lượng lớn không chỉ đơn thuần là mua sắm vật tư, mà là một phần quan trọng của chuỗi giá trị sản xuất. Một quy trình rõ ràng, từ xác định nhu cầu – đánh giá nhà cung cấp – kiểm tra chất lượng – theo dõi giao hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm và đúng tiến độ giao hàng.
Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những đơn vị uy tín như Phụ Liệu May 2A trong danh sách đối tác, nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định, tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ lâu dài cho sự phát triển bền vững.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI 2A
Địa chỉ: Số 7/52, Đường TCH 17, Khu Phố 9, P.Tân Chánh Hiệp, Quận 12, TP.HCM
Hotline: 0981.836.781
Email: contact@2ac.vn
Website: www.phulieumay2a.com
